Progetto, pianificazione e programmazione lavori per una ristrutturazione

Caratteristiche di un progetto di ristrutturazione?

Il progetto di una ristrutturazione viene spesso confuso con il solo progetto grafico-architettonico, ma oltre agli aspetti relativi al design vanno considerate tutte le attività finalizzate alla realizzazione di una ristrutturazione. Il concetto di progetto lo utilizzeremo, quindi, un accezione più ampia.

Unicità

Il fatto che ogni ristrutturazione sia unica causa un elevato livello di incertezza. Per questo, generalmente, si suddivide il progetto in FASI, in modo da semplificare, per quanto possibile, le cose.

Variazioni in corso d'opera

Oltre ad essere fonte di incertezza in fase preliminare, va considerato che il progetto di una ristrutturazione può variare in corso d'opera. Queste variazioni comportano, ovviamente, una variazione anche nei tempi e nei costi, per cui il progetto (inteso sempre in senso ampio) va continuamente aggiornato.

Incertezza

L'incertezza nei tempi e nei costi è molto grande all'inizio di una ristrutturazione ma, mano a mano che si procede con i lavori, diminuisce. Con l'avanzare die lavori i tempi previsti di completamente diventano più facili da ipotizzare. Nello stesso modo il costo totale dell'intervento tende a diventare sempre più certo mano a mano che l'intervento procede.

3 fasi del progetto di ristrutturazione

Per affrontare correttamente una ristrutturazione sono necessarie tre fasi:

• pianificazione
• programmazione e scheduling
• controllo

Vediamole singolarmente.

Pianificazione

La fase di pianificazione implica la definizione degli obiettivi, l'elenco dei lavori da svolgere, la determinazione dei fabbisogni di materiali, attrezzature e personale, la preparazione di una stima dei costi e delle durate dei differenti lavori.

La pianificazione è molto importante in quanto permette di ragionare su opportunità, imprevisti e minacce. In questa fase si dovranno anche stabilire degli obiettivi (per quanto, come visto, variabili), determinare eventuali vincoli, dettati da regole o normative. Occorrerà determinare quali risorse materiali siano necessarie, quali risorse umane e ragionare in termini di spazi di cantiere necessari e di tempistiche.

Programmazione

Con il termine programmazione si intendono le specifiche allocazione delle varie risorse: tempo, energia, spazio, attrezzature... In questa fase occorre assegnare una data di inizio e di completamento di ciascuna attività e metterle in relazione tra di loro in modo che la ristrutturazione proceda secondo una sequenza logica, in modo ordinato e sistematico.

In altre parole in questa fase si definiscono quali sono le attività effettive necessarie e l'ordine temporale (sequenza dei lavori) in cui dovranno essere eseguite tenendo conto delle risorse necessarie in ogni singola fase del progetto.

Controllo

Pianificazione e programmazione avvengono PRIMA dell'avvio della ristrutturazione mentre la fase di controllo viene eseguita durante lo svolgimento dei lavori. Il controllo consiste nell'analizzare la differenza tra il programma e la prestazione effettiva. Il controllo è fondamentale per determinare le deviazioni da quanto pianificato e programmato in modo da ri-programmare e compensare le deviazioni.

Ristrutturare significa prendere decisioni continuamente

In ogni fase (pianificazione, programmazione e controllo) è necessario prendere decisioni. Decisioni su quali obiettivi raggiungere, su quali operatori coinvolgere, su quali modalità utilizzare, su come gestire gli spazi, i tempi, la cronologia. Si dovranno gestire imprevisti, ritardi negli arrivi dei materiali. Le decisioni vanno prese assieme alla committenza che dovrà avere la necessaria tolleranza e pazienza che serve in questi casi.

Occorrono doti negoziali, cioè capacità di mediare e raggiungere un accordo, perchè spesso ci si troverà di fronte a opinioni contrastanti. Sarà compito del progettista valutare le alternative, discuterle e raggiungere una decisione finale.

L'importanza del team in una ristrutturazione

Il progettista-direttore dei lavori dovrà assegnare alle differenti squadre che partecipano alla ristrutturazione degli obiettivi e dei compiti tenendo conto di questi fattori:

• interdipendenza
• co responsabilità
• distintività

Interdipendenza

Ogni artigiano, ogni squadra di lavoro dovrà collaborare con le altre figure presenti in cantiere. Ogni membro del "team ristrutturazione" dovrà mettere a disposizione dell'intero gruppo competenze ed esperienze per raggiungere l'obiettivo.
Interdipendenza significa che il lavoro (e con questo termine intendo sia il metodo di lavoro che il risultato finale) di una squadra influisce su tutti gli altri. Per questo motivo in una ristrutturazione c'è forte necessità di coordinamento interno e di comunicazione.

Co-responsabilità

I differenti addetti che operano in una ristrutturazione sono mutualmente responsabili del raggiungimento del risultato finale. Significa che se un addetto fallisce mette a rischio il conseguimento dell'obiettivo per tutti gli altri. In altre parole: tutti gli individui del team sono responsabili in caso di fallimento.

Distintività

I membri, per mettere a disposizione il proprio impegno e le proprie competenze e collaborare con gli altri membri devono rendersi conto di far parte di una squadra e riconoscersi in essa. Questa cosa non è facile dal momento che le maestranze appartengono, spesso, ad aziende differenti. Per questo è necessario da parte del progettista-direttore lavori una intensa attività di coordinamento.

Le attività di coordinamento possono prevedere incontri in cantiere, brainstorming o riunioni in studio. I problemi che sorgono vanno condivisi in modo tale che tutti possano, con la loro esperienza, fornire idee o soluzioni che saranno poi valutate dal direttore lavori e dalla committenza.

I compiti del progettista - direttore dei lavori

Compito del progettista-direttore dei lavori è quello di assegnare a ciascun addetto ai lavori compiti e risorse. Egli quindi:

• predispone e coordina le azioni da mettere in atto nelle diverse fasi di attuazione
• controlla lo stato di avanzamento dei lavori
• elabora le opportune correzioni da apportare al piano o al progetto

Come abbiamo visto nelle fasi che precedono la partenza dei lavori è necessario individuare le attività necessarie e suddividerle in attività più semplici. Generalmente questa attività viene chiamata WBS ovvero Work Breakdown Structure.

La WBS per la gestione di una ristrutturazione

La WBS è una disaggregazione gerarchica di un progetto in modo da definire in dettaglio la struttura dei lavori da eseguire. Generalmente si fa con un diagramma ad albero che consente di descrivere e visualizzare tutte le parti di un progetto in differenti gradi di dettaglio.
Al livello più elevato c'è il progetto mentre a quello più basso c'è la singola attività elementare di cantiere.

Le attività dovranno poi essere "impacchettate" ed attribuite ad un responsabile, artigiano o impresa. Al responsabile dovranno essere fornita documentazione (specifiche, norme, disegni, capitolato) con informazioni sui prodotti da utilizzare, sui tempi, sulle attività necessarie da compiere.

La suddivisione delle attività in dettaglio ci permette di organizzare il lavoro operativo.

Quale logica di scomposizione per un cantiere?

Le attività possono essere divise secondo differenti logiche, nel caso di una ristrutturazione potremo dividerle sia per "funzioni" (opere murarie, finiture, impiantistica etc), sia per addetto (muratore, elettricista, idraulico, pavimentista etc) oppure possiamo ragionare per fasi e cioè secondo la sequenza dei lavori da svolgere.

La WBS consente di scomporre le varie attività in attività elementari in modo da rendere immediata la percezione della suddivisione dei compiti, permettendo una visione di insieme. Questo facilita anche il coordinamento tra i diversi operatori e stimola un corretto dialogo tra il team di lavoro. Grazie ad una WBS esplicitata e formalizzata il direttore lavori potrà più facilmente delegare alcuni compiti.
Il progettista potrà affinare e riutilizzare la WBS fino a farla diventare riutilizzabile anche in successivi progetti.

Una volta suddivise le attività si tratta di attribuire la responsabilità ai differenti operatori. Per farlo si utilizza un altro strumento: l' OBS.

Attribuzione delle responsabilità in una ristrutturazione

Un secondo strumento molto importante è quello che permette di assegnare specifici compiti alle persone scelte per partecipare alla ristrutturazione. Lo strumento da utilizzare è l'OBS (Organization Breakdown Structure).

Questo strumento va utilizzato in combinazione con la WBS e ha lo scopo di individuare univocamente l'attribuzione delle responsabilità di ciascuna delle attività previste. Si tratta disporre su un foglio Excel le singole attività nelle colonne, mentre nelle righe vengono elencati i singoli addetti.

Nell'attribuire le attività possiamo specificare come un certo soggetto sia quello che deve specificamente eseguire il compito (responsabile) oppure suggerire che sia il "collaboratore" o, infine, che sia semplicemente "informato" sull'andamento dell'attività o sull'esecuzione del compito da parte del collega del team.

La "matrice di responsabilità" così generata permette di

• ufficializzare le responsabilità delle fasi di progetto
• responsabilizzare gli attori del progetto
• chiarire a tutti i livelli la suddivisione delle responsabilità
• rendere consapevoli dell'impatto che il lavoro di ciascuno avrà sul lavoro degli altri componenti

Attribuzione dei ruoli in un cantiere

Nel mondo dei cantieri edili le responsabilità vanno attribuite rispettando ruoli e gerarchie stabilite nel tempo, con prassi consolidate, e più di recente fissate da normative precise.
Per spiegare meglio i ruoli utilizziamo una metafora: quella dell'orchestra.

Compositore: l'architetto

Se il tuo cantiere fosse una sinfonia allora il progettista sarebbe il compositore, quello che scrive la musica. Ascolterà le tue esigenze, i tuoi sogni, le tue idee e li trasformerà in un progetto, tenendo conto di aspetti strutturali, di vincoli amministrativi e di problematiche costruttive. Stenderà la lista dei materiali necessari, pianificherà i lavori, stenderà un cronoprogramma.

Direttore d'orchestra: DDLL

L'acronimo DDLL sta per direttore lavori, definizione che spiega già il ruolo e cioè quello di attuare il progetto. Egli dovrà dettare i tempi, coordinare i diversi operatori e prevenire, grazie alle sue competenze ed all'esperienza, le problematiche. 
Il direttore lavori, come il direttore d’orchestra, dovrà essere autorevole e farsi rispettare da tutti gli operatori.

Il cliente non è nè architetto nè direttore lavori

Il cliente - a meno che non abbia formazione specifica, esperienza e competenza - non dovrebbe nè fare l'architetto, nè il direttore lavori. Insomma non dovrebbe nè scrivere lo spartito e neppure dirigere i musicisti facendo il direttore d'orchestra. Nel mondo dei cantieri, invece, capita spesso che i clienti, magari a causa della latitanza dei professionisti, si auto-proclamino architetti e direttore lavori. 
 

Gli operatori in cantiere

Così come i musicisti non dovrebbero coordinarsi tra di loro, bensì accettare ritmi e modalità imposte dal direttore d'orchestra, allo stesso modo va evitato che gli operatori in cantiere si coordinino tra di loro. 
I musicisti non debbono criticarsi l'un l'altro: le problematiche vanno comunicate al direttore lavori che prenderà i provvedimenti necessari.
Può accadere, invece, di assistere a posatori che criticano l'operato di intonacatori o massettisti parlandone con i clienti, di idraulici che criticano i posatori e così via. Questo avviene probabilmente per mettersi in luce agli occhi del cliente o per "mettere le mani avanti" rispetto a future contestazioni. In ogni caso il bravo direttore di cantiere evita litigi tra "primedonne".

Il metodo GANTT per la pianificazione temporale

Una volta scritta la WBS e ripartiti i compiti con la OBS si deve passare alla pianificazione temporale. Insomma una volta risposto alle domande "cosa fare" e "chi fa", bisogna adessi determinare "quando" fare le singole attività.

Pianificazione temporale della ristrutturazione

Ci sono due tecniche che vengono utilizzate per pianificare temporalmente le attività:

• GANTT
• PERT

Il PERT è più complesso e può essere redatto nella forma deterministica, probabilistica oppure considerando sia la durata che i costi delle singole attività. Il GANTT è invece più semplice e, quindi, molto più utilizzato per stendere il "cronoprogramma di cantiere", ed è quello su cui ci concetreremo.
 

Il Gantt

Il Gantt è un diagramma a barre che rappresenta, in modo semplice e intuitivo, le diverse attività di cantiere disposte in ordine cronologico. Il nome si deve al suo inventore, Henry Gantt, un ingegnere americano che lo utilizzo per rappresentare delle sequenze produttive.
Ogni attività viene rappresentante nel Gantt con una barra la cui lunghezza è proporzionale alla durata dell'attività stessa. Le attività vengono disposte in sequenza tenendo conto che alcune attività possono essere iniziate solamente alla fine dell'attività precedente. Ma possono esserci attività che possono essere svolte contemporaneamente o attività che possono iniziare mentre è in corso l'attività precedente.

Come si costruisce un Gantt

Il primo passo è elencare (magari su un foglio Excel) la lista di attività necessarie, ipotizzando il periodo in cui verranno svolte, per esempio:

Le ipotesi sulle durate delle singole attività vanno verificate contattando i diversi operatori che devono determinare e comunicare al direttore dei lavori la durata ipotizzata tenendo conto del numero di persone che metteranno a disposizione del cantiere. Una volta ottenute delle durate abbastanza verosimili delle singole attività si tratta di metterle in sequenza.
Il risultato è appunto un diagramma a barre come quello che segue:

Sequenza di operazioni per ottenere il Gantt

Riassumento, la sequenza di operazioni necessaria per ottenere un diagramma Gantt è:

• elencare le azioni necessarie per arrivare all'obiettivo del completamento del cantiere
• calcolare la durata di ogni singola azione
• mettere in sequenza le attività
• specificare le relazioni tra le attività (inizio dell'attività seguente dopo l'inizio della precedente oppure dopo la fine della precedente oppure a metà della precedente...)
• identificare le attività cardine, quelle più importanti da tenere sotto particolare controllo

Il monitoraggio del Gantt

Una volta schematizzate le attività occorre controllare che lo svolgimento avvenga nei tempi previsti raffrontando l'avanzamento effettivo del progetto con il programma teorico. L'analisi dello scostamento ci permette di monitorare il ritardo e comprenderne i motivi. Esistono molteplici software in commercio che facilitano la realizzazione ed il monitoraggio di un progetto con un diagramma Gantt.
 

Grazie a te, per aver letto fino in fondo il nostro articolo specifico sulle ristrutturazioni. Ci auguriamo di essere stati il più chiari possibili e di esserti stati d'aiuto. 
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