Reparto amministrativo

Le attività del reparto amministrativo

Prima di scendere nei dettagli di come vengono gestiti gli aspetti amministrativi vediamo come è strutturata l'azienda. 

Unità operative distinte per settori

L’azienda ha una struttura organizzativa di tipo divisionale. Questo tipo di modello organizzativo è stato adottato con il tempo per consentire la gestione di gamme di prodotti e servizi molto differenziati tra di loro.
La struttura prevede la suddivisone dell’azienda in diverse unità operative che sono quasi del tutto autonome e responsabili della propria gestione sia dal punto di vista commerciale che dal punto di vista amministrativo, seppure soggette alla direzione aziendale.

Responsabili di settore

Ogni divisione è diretta da un manager di divisione (noi lo chiamiamo “responsabile commerciale del settore”) che ha un ruolo commerciale e organizzativo e risponde all’amministratore delegato.

I singoli responsabili dei settori hanno il compito di gestire la divisione come una piccola azienda all'interno della grande organizzazione con deleghe più o meno ampie a seconda dei settori e concordano con l’amministratore delegato le strategie commerciali, la scelta dei fornitori, le decisioni su politiche di acquisto e di vendita.

Amministrativi di settore

In affiancamento ad ogni responsabile commerciale di settore c’è un amministrativo di settore che si occupa di tutti gli aspetti contabili e di controllo e risponde al responsabile amministrativo dell’azienda.

L’amministrativo di settore è responsabile della gestione di tutti i documenti del ciclo attivo, dalla ddt alla fattura, dallo scontrino agli incassi dei crediti e del ciclo passivo, dalla registrazione dei ddt fornitori a quello delle fatture fornitori e dei pagamenti.

L’amministrativo di settore segue le procedure stabilite dal responsabile amministrativo, vigila sulla corretta gestione del responsabile del settore e riferisce al responsabile amministrativo eventuali osservazioni, anomalie o problematiche.

Compiti degli amministrativi di settore

Gli amministrativi di settore si occupano di molte attività, le principali sono: 

• emettere e spedire gli ordini ai fornitori,
• ricevere e controllare le conferme d'ordine 
• ricevere e caricare il ddt del fornitore al momento della consegna della merce
• caricare eventuali anagrafiche clienti non presenti 
• caricare eventuali anagrafiche articolo non presenti,
• caricare eventuali anagrafiche fornitori non presenti, 
• emettere le fatture ai clienti a seguito dei ddt di vendita (emessi dai banconieri),
• incassare i pagamenti e gestire i pagamenti scaduti e gli incagli.

Gli amministrativi di settore, inoltre, vigilano sul corretto operato dei responsabili di settore e dei loro sottoposti controllando i margini delle vendite e degli appalti, verificano che non si si operi sottocosto, controllano la corretta emissione dei documenti di vendita da parte dei magazzinieri e verificano la corretta emissione dei documenti contabili che devono corrispondere alla merce consegnata al cliente e periodicamente verificano la correttezza delle giacenze. Eventuali problemi vengono riferiti al responsabile amministrativo dell'azienda, Dottor Pochettini Andrea. 

Le specifiche unità operative

Come abbiamo detto l’azienda è suddivisa nelle seguenti unità operative autonome:

• EDILIZIA SEDE DI ARZIGNANO
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali per la costruzione tradizionali come laterizi, cemento, calce, intonaci; di materiali per la costruzione a secco come cartongessi, isolanti; ferramenta e colori.
• EDILIZIA SEDE DI GAMBELLARA
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali per la costruzione tradizionali come laterizi, cemento, calce, intonaci; di materiali per la costruzione a secco come cartongessi, isolanti; ferramenta e colori.
• IDRAULICA SEDE DI GAMBELLARA
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali termoidraulici quali sanitari, rubinetterie, tubi e raccordi, componenti per impianti di riscaldamento, tubo multistrato, tubo in polietilene, caldaie, condizionatori, termosifoni.
• IDRAULICA SEDE DI ARZIGNANO 
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali termoidraulici quali sanitari, rubinetterie, tubi e raccordi, componenti per impianti di riscaldamento, tubo multistrato, tubo in polietilene, caldaie, condizionatori, termosifoni
• SHOW ROOM DI ARZIGNANO
  Vendita ad imprese ed a privati di pavimenti e rivestimenti in ceramica, legno, marmo, pietra; mobili da bagno, sanitari, rubinetteria, docce e vasche, arredamento e luci.
• SHOW ROOM DI GAMBELLARA
  Vendita ad imprese ed a privati di pavimenti e rivestimenti in ceramica, legno, marmo, pietra; mobili da bagno, sanitari, rubinetteria, docce e vasche, arredamento e luci.
• SHOW ROOM DI SOMMACAMPAGNA
  Vendita ad imprese ed a privati di pavimenti e rivestimenti in ceramica, legno, marmo, pietra; mobili da bagno, sanitari, rubinetteria, docce e vasche, arredamento e luci.
• SETTORE APPALTI E POSA IN OPERA
  Esecuzione di pavimentazioni interne in ceramica, legno, marmo e di pavimentazioni esterne in ceramica, porfido, pietra.

Come abbiamo detto, e come vedremo nell’organigramma, questi settori sono gestiti da un responsabile commerciale affiancato da un responsabile amministrativo.

I rensabili di settore

• EDILIZIA SEDE DI ARZIGNANO Responsabile di settore edilizia: Alberto Zaffaina 
• EDILIZIA SEDE DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Pellizzari Gabriele  
• IDRAULICA SEDE DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Caldara Diego
• IDRAULICA SEDE DI ARZIGNANO Responsabile di settore: De Marchi Stefano 
• SHOW ROOM DI ARZIGNANO Responsabile di settore: Martina Piovan 
• SHOW ROOM DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Ferrari Andrea

• SETTORE APPALTI E POSA IN OPERA Responsabile di settore: Girardi Sergio

  Il ruolo dei responsabili di settore è quello di coordinare i loro sottoposti (magazzinieri, autisti, venditori) di gestire le trattative commerciali di acquisto dai fornitori, di decidere quali articoli tenere a magazzino, di formulare preventivi per i clienti in collaborazione, di decidere i prezzi ed i margini di vendita ed eventuali promozioni.

  Le questioni commerciali ed eventuali problemi vengono riportati all’amministratore delegato.

I responsabili amministrativi di settore

• EDILIZIA SEDE DI ARZIGNANO Resp. amministrativo: Enea 
• EDILIZIA SEDE DI GAMBELLARA Resp. amministrativo: Peroni Monica
• IDRAULICA SEDE DI GAMBELLARA Resp. amministrativo: Sordato Irene
• SHOW ROOM DI ARZIGNANO Resp. amministrativo: Grolli Mariangela
• SHOW ROOM DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Grolli Mariangela
• SHOW ROOM DI SOMMACAMPAGNA: Responsabile amministrativo: Grolli Mariangela

• SETTORE APPALTI E POSA IN OPERA Responsabile amministrativo: Grolli Mariangela

   

Le categorie merceologiche

Come abbiamo visto l’azienda è suddivisa in divisioni che trattano categorie merceologiche differenti. Tale classificazione si ritrova anche all’interno del gestionale dove i prodotti trattati dall’azienda sono stati codificati ed attribuiti alle differenti categorie merceologiche dei differenti settori. Il metodi di classificazione utilizza un codice numerico per ogni categoria di prodotto e prevede diversi livelli di dettaglio.

Un primo livello “macro” suddivide in prodotti in queste categorie:

• 01  EDILIZIA,
• 02  PLASTICA
• 03  PAVIMENTI
• 04  FERRAMENTA
• 05  ARREDOBAGNO
• 06  CAMINI E STUFE
• 07  IDRAULICA
• 08  –
• 09  SERVIZI
• 10  LUCE
• 11  CARTONGESSO
• 12  ARREDAMENTO
• 13  CUCINE
• 14  ELETTRODOMESTICI
• 15  LAVORATI IN GRES

Macro-categorie e sottocategorie

All’interno delle singole macro-categorie si trovano ulteriori sottocategorie merceologiche. 
Per esempio all’interno della macro- categoria denominata 03: pavimenti e rivestimenti si trovino diverse tipologie di prodotti classificati in sottocategorie: marmo, betonelle in cemento, pavimenti in cotto, pavimenti in graniglie, pavimenti in grès, in pvc etc.

Ulteriori sottocategorie

Anche all’interno del livello “sottocategorie” ci sono ulteriori livelli ed ulteriori sotto- sottocategorie.

Per esempio, la categoria 03-PAVIMENTI E RIVESTIMENTI contenga la sottocategoria 03-A-MARMO, ARDESIA che, a sua volta, contiene numerose sottocategorie che identificano gli specifici fornitori di marmo, pietra o ardesia da cui ci riforniamo.

Magazzino fiscale

L’azienda non ha l’obbligo di adottare la contabilità di magazzino in quanto vende sia al dettaglio (con scontrino) che all'ingrosso, ma questo non significa che non vengano tracciati carichi e scarichi degli articoli. L'azienda gestisce carichi e scarichi della merce a magazzino mediante gestionale, caricando i documenti di trasporto dei fornitori ed emettendo ddt di vendita o buoni di consegna a cui vengono allegati gli scontrini. 
 

Attrezzature informatiche

Questo grazie ad un gestionale ed alla dotazione, nei due magazzini di Costo di Arzignano e di Gambellara di un totale di 8 computers destinati a questa funzione dislocati nei due magazzini cui sono abbinati dispositivi di lettura di codici a barre oltre a 4 terminalini con software facilitato per il caricamento dei ddt-for o l'emissione di ddt-cli e per la redazione dell'inventario. 

Il software ci consente l'inserimento di n codici

Il software gestionale che ci consente di caricare e scaricare la merce a magazzino (oltre ad altre funzioni) utilizzando i lettori di codici a barre si chiama Target Cross. Questo software ci consente la creazione e l'inserimento di codici a barre interni nelle anagrafiche dei prodotti, sia di inserire altri codici a barre, come quelli del fornitore che vengono "legati" allo stesso articolo in modo che sia del tutto indifferente sparare sull'etichetta codice nostro o sull'etichetta codice fornitore. 

Etichette sui prodotti o su cartelli 

Per consentire l'utilizzo dei terminalini e dei lettori collegati ai PC tutti i prodotti sono etichettati. Se il fornitore ha già apposto un etichetta viene "collegato" il codice del fornitore al codice articolo, se, invece, il prodotto non dispone di codice a barre viene stampata ed apposta una etichetta interna prodotta dal gestionale. L'etichetta, quando il prodotto non consente l'apposizione diretta (materiale da cava, pietrame, manufatti in cemento grezzo) viene apposta sullo scaffale oppure su dei piedistalli porta cartelli posizionati di fronte al prodotto stesso. 

In questo modo si possono sia caricare che scaricare gli articoli “sparando” sull’etichetta posizionata sui portacartelli oppure sull'etichetta posizionata sul prodotto stesso. 

Movimentazione di merci tra sedi

Tutte le merci in entrata vengono dapprima codificate (se non già codificate) e quindi vengono caricati i ddt fornitore da entrambi i nostri 2 magazzini di Costo di Arzignano e di Gambellara, a seconda di dove siano arrivate. 
Nel caso di movimentazione tra le due sedi  le merci vanno emessi dei documenti di trasporto con la causale “trasferimento dal magazzino arzignano al magazzino gambellara” e “trasferimento dal magazzino di gambellara al magazzino di arzignano”. 
Questo ci permette di caricare il magazzino contabile di destinazione e scaricare il magazzino contabile di partenza in modo che le giacenze siano corrette. 

Problematiche per differenti unità di misura sullo stesso articolo

Ci sono prodotti che vengono acquistati a peso e che vengono venduti a metro quadrato (per esempio i cubetti di porfido) altri che vengono acquistati a litri e venduti a confezioni (quindi con unità di misura “pz”). 
Altri ancora che vengono acquistati a confezioni e venduti a pezzo singolo (si pensi ai tasselli Fischer ad esempio). 
Queste problematiche vengono risolte utilizzando il campo "confezione" all'interno dell'anagrafica articolo che effettua una conversione delle unità di misura in acquisto ed in vendita. 

Scarico in caso di Appalto

Anche in caso di appalto è normale che i diversi componenti acquistati per il rifacimento di un bagno vengano fatturati con un unica riga, ad esempio scrivendo “esecuzione in appalto del rivestimento di un bagno...... pz. 1 ........€ xx”.
In questo caso vengono comunque emessi dei ddt di appalto con destinazione il cantiere per permettere lo scarico dei singoli articoli. 

Codifica degli articoli a magazzino

Gli articoli che vengono acquistati e venduti, decine di migliaia di articoli, vengono tutti caricati nel gestionale inserendo codice, descrizione, e gli altri dati necessari. Abbiamo superato le 100.000 anagrafiche articoli inserite. Di ogni singolo articolo è possibile consultare la movimentazione in acquisto ed in vendita. 
Per ricercare gli articoli si utilizza il tasto "ricerca" (stock navigator) che mostra anche le giacenze presenti nei due magazzini: quello di Gambellara (deposito 001) e quello di Costo di Arzignano (deposito 002).

Codifica degli articoli acquistati su commessa

A differenza degli articoli che vengono tenuti in giacenza e continuamente riassortiti, ci sono degli articoli che vengono acquistati specificamente per un cliente, su ordinazione. Basti pensare ad un mobile su misura, ad un sanitario di un particolare colore, o ad una piastrella di specifiche caratteristiche. 

Il responsabile amministrativo di settore che emette l'ordine si occupa anche di codificare l’articolo che viene regolarmente caricato nel database e movimentato con carichi e scarichi.
Il movimento di carico (DDT IN) sarà una "evasione di ordine fornitore" mentre il movimento di scarico (DDT OUT) sarà una "evasione di ordine cliente". 

Codifica degli articoli su ordinazione "sporadici"

Ci sono articoli che vengono acquistati molto raramente, alcuni solamente una volta. Ed alcuni di questi articoli sono di piccolo o piccolissimo importo. In ogni caso anche per questi articoli si richiede comunque il caricamento dell'anagrafica. Questa procedura, che può sembrare una inutile perdita di tempo e può sembrare che sovraccarichi inutilmente il database ma permette agli amministrativi di settore di tracciare anche i piccoli ricambi e poterli riordinare nel caso in cui il cliente si ripresentasse dopo anni. Se l'articolo, una volta caricato e scaricato, non viene movimentato per qualche anno può essere messo "inattivo" in modo da non comparire nel motore di ricerca e rimanere dormiente in attesa di essere ri-attivato in caso di necessità.

Codifica di piccoli articoli e pezzi di ricambio

Vale quanto detto nel precedente paragrafo: si è deciso di codificare anche questi articoli, registrando comunque l'ordine cliente anche se si tratta di ricambio di piccolo valore (ad esempio la cartuccia di un miscelatore o la guarnizione di un box doccia) per tenere traccia dell'acquisto correlato al cliente in modo da potere, in futuro, trovare con facilità l'ordine e poterlo riordinare. 

L'ordine a fornitore 

L’ordine fornitore può essere emesso direttamente dal documento ORDFOR oppure può essere generato dall’ordine cliente trasferendo le righe da ORDCLI a ORDFOR
 

L'ordine emesso direttamente 

Questa procedura viene utilizzata per il materiale che si decide di tenere a magazzino e che viene continuamente riordinato. In questo caso si stabilisce quale è la scorta minima al di sotto del quale il gestionale segnala la necessità di ordinare il "lotto minimo". Il responsabile amministrativo fa presente al responsabile di settore la necessità del riordine. Il responsabile di settore fa controllare la giacenza fisica e verificare se ci sono altri codici in fase di esaurimento in modo da creare un ordine più corposo su cui poter chiedere prezzi o pagamenti particolari. 

L'ordine fornitore emesso da ordine cliente 

In questo caso si tratta di ordinare uno specifico articolo su commessa. Si trasferiscono le righe dall'ORDCLI ai diversi ORDFOR (un singolo ordine può contenere più articoli di diversi fornitori) e poi si invia al fornitore l'ordine con il riferimento nominativo del cliente. 

Il carico degli articoli che arrivano in magazzino

Il carico a magazzino del DDT FOR può avvenire:

1. Mediante evasione dell’ordine fornitore
2. Mediante inserimento manuale da tastiera
3. Utilizzando il lettore di codici a barre collegato al pc 
4. utilizzando uno dei 4 terminalini che leggono i codici a barre anche da remoto

Collegamento tra i documenti 

Le procedure permettono di collegare tra di loro i vari documenti: 

• ordine fornitore -> evasione ordine fornitore -> ddt fornitore -> fattura fornitore 
• ordine cliente -> ordine fornitore -> ddt fornitore 
• ordine cliente -> evasione ordine cliente -> ddt cliente -> fattura cliente