Reparto amministrativo

Le attività del reparto amministrativo

Il reparto amministrativo si occupa di diverse attività tra cui:  

• tenuta del ciclo passivo (emissione ordfor, caricamento ddtfor, caricamento fatfor)
• tenuta del ciclo attivo (caricamento ordcli, emissione ddtcli, emissione di buoni e scontrini, emissione di fatture) 
• tenuta dei registri contabili
• registrazione scontrini e incassi POS 
• incasso e controllo degli scaduti e gestione legale dei crediti incagliati
• gestione del fido e dell'assicurazione del credito, denuncia dei sinistri 
• redazione dell'inventario e controllo infraannuale delle giacenze
• redazione dei bilanci intermedi e del bilancio di fine anno, deposito del bilancio
• dichiarazioni e versamento periodico dell'iva
• stampa periodica dei flussi finanziari previsti   
• pagamento dei fornitori mediante RIBA 
• pagamento dei fornitori mediante BONIFICI 

Il modello "divisionale"

Questo tipo di modello organizzativo è stato adottato con il tempo per consentire una gestione "specializzata" da parte delle singole divisioni di prodotti e servizi molto differenti
La struttura prevede la suddivisione dell’azienda in diversi team operativi che sono quasi del tutto autonome, gestiti da responsabili di divisione e che hanno una certo grado di autonomia e delega sulla gestione sia dal punto di vista commerciale che dal punto di vista amministrativo, seppure, come vedremo, soggette alla direzione amministrativa e alla direzione aziendale. 

I responsabili (direttori) delle divisioni 

Ogni divisione è diretta da un manager di divisione (talvolta lo chiamiamo “responsabile del settore” oppure "direttore" ma la definizione corretta è "responsabile della divisione") che ha un ruolo commerciale e di organizzazione del personale. Il responsabile della divisione risponde all’amministratore delegato.

I singoli responsabili dei settori hanno il compito di gestire la divisione come una piccola azienda all'interno della grande organizzazione con deleghe più o meno ampie (in base a differenti criteri) e concordano con l’amministratore delegato le strategie commerciali con i clienti, la scelta dei fornitori, le decisioni su politiche di acquisto e di vendita. 

In caso di conflitto tra responsabili di divisioni l'ultima parola spetta all'amministratore delegato che decide. 

I responsabili amministrativi delle divisioni 

In affiancamento ad ogni responsabile commerciale di divisione c’è un amministrativo di divisione che si occupa di tutti gli aspetti contabili ed amministrativi e che risponde al responsabile amministrativo dell’azienda. 
Il responsabile amministrativo dell'azienda può decidere di spostare gli amministrativi da una divisione all'altra, ad esempio invertendoli. 

L’amministrativo di settore è responsabile della gestione di tutti i documenti del ciclo attivo, dalla ddt alla fattura, dallo scontrino agli incassi dei crediti, ai solleciti, alla gestione legale del credito. 
 

Egli si occupa anche del ciclo passivo, dalla emissione degli ordini (su indicazioni del responsabile di divisione) alla registrazione dei ddt fornitori, alla registraazione delle fatture fornitori e dei pagamenti ai fornitori. 
 

L’amministrativo di settore segue le procedure stabilite dal responsabile amministrativo, vigila sulla corretta gestione del responsabile del settore e riferisce al responsabile amministrativo eventuali osservazioni, anomalie o problematiche.
Egli si occupa anche di produrre documentazioni per il controllo, stampe, tabelle excel. 

Compiti operativi dei singoli responsabili dei settori  

La lista delle attività che gravano sugli amministrativi di settore le principali sono: 

• emettere gli ordini ai fornitori caricandoli su Target e la spedizione tramite mail ai fornitori. 
• la ricezione ed il controllo delle conferme d'ordine (si controllano i prezzi, le condizioni di sconto, eventuali promozioni, i pagamenti etc)
• ricevere e caricare il ddt del fornitore al momento della consegna della merce (previo controllo del magazziniere allo scarico/precarico degli ordini tramite lettore) 
• caricare eventuali anagrafiche clienti non presenti 
• attribuzione del fido assicurato ai clienti partita iva: richiesta a Coface mediante portale, inserimento nelle note del fido concesso, inserimento dell'importo nella casella "fido massimo". 
• caricare eventuali anagrafiche articolo non presenti,
• caricare eventuali anagrafiche fornitori non presenti, 
• nel caso di cliente privato: chiamare il cliente per chiedere il pagamento alla consegna (se assegno) o anticipato (in caso di bonifico) 
• emettere le fatture ai clienti partite iva a seguito dei ddt di vendita (emessi dai banconieri),
• incassare i pagamenti e gestire i pagamenti scaduti e gli incagli.
• stampa periodica delle "rimesse dirette incagliate" e controllo dei crediti incagliati. Emissione dei solleciti via mail, via PEC, via telefono. Nel caso i solleciti del pagamento non diano gli esiti sperati, denuncia del sinistro all'assicurazione Coface o spedizione al Legale della pratica. Preparazione della documentazione necessaria a Coface o al Legale. 
• fare la chiusura di cassa giornaliera del registratore di cassa 
• procurare cambio di moneta per il proprio registratore di cassa 

Compiti di controllo 

Gli amministrativi di settore, inoltre, vigilano sul corretto operato dei responsabili di settore e dei loro sottoposti controllando i margini delle vendite e degli appalti, verificano che non si si operi sottocosto, controllano la corretta emissione dei documenti di vendita da parte dei magazzinieri e verificano la corretta emissione dei documenti contabili che devono corrispondere alla merce consegnata al cliente e periodicamente verificano la correttezza delle giacenze. Eventuali problemi vengono riferiti al responsabile amministrativo dell'azienda, Dottor Pochettini Andrea. 

• EDILIZIA SEDE DI ARZIGNANO
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali per la costruzione tradizionali come laterizi, cemento, calce, intonaci; di materiali per la costruzione a secco come cartongessi, isolanti; ferramenta e colori.
   
• EDILIZIA SEDE DI GAMBELLARA
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali per la costruzione tradizionali come laterizi, cemento, calce, intonaci; di materiali per la costruzione a secco come cartongessi, isolanti; ferramenta e colori.
   
• IDRAULICA SEDE DI GAMBELLARA
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali termoidraulici quali sanitari, rubinetterie, tubi e raccordi, componenti per impianti di riscaldamento, tubo multistrato, tubo in polietilene, caldaie, condizionatori, termosifoni.
   
• IDRAULICA SEDE DI ARZIGNANO 
  Vendita all’ingrosso ed al dettaglio di materiali termoidraulici quali sanitari, rubinetterie, tubi e raccordi, componenti per impianti di riscaldamento, tubo multistrato, tubo in polietilene, caldaie, condizionatori, termosifoni
   
• SHOW ROOM DI ARZIGNANO
  Vendita ad imprese ed a privati di pavimenti e rivestimenti in ceramica, legno, marmo, pietra; mobili da bagno, sanitari, rubinetteria, docce e vasche, arredamento e luci.
   
• SHOW ROOM DI GAMBELLARA
  Vendita ad imprese ed a privati di pavimenti e rivestimenti in ceramica, legno, marmo, pietra; mobili da bagno, sanitari, rubinetteria, docce e vasche, arredamento e luci.
   
• SHOW ROOM DI SOMMACAMPAGNA
  Vendita ad imprese ed a privati di pavimenti e rivestimenti in ceramica, legno, marmo, pietra; mobili da bagno, sanitari, rubinetteria, docce e vasche, arredamento e luci.
   
• SETTORE APPALTI E POSA IN OPERA
  Esecuzione di pavimentazioni interne in ceramica, legno, marmo e di pavimentazioni esterne in ceramica, porfido, pietra.

Come abbiamo detto, e come vedremo nell’organigramma, questi settori sono gestiti da un responsabile commerciale affiancato da un responsabile amministrativo.

I rensabili delle divisioni 
 

• EDILIZIA SEDE DI ARZIGNANO Responsabile di settore edilizia: Alberto Zaffaina 
   
• EDILIZIA SEDE DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Pellizzari Gabriele  
   
• IDRAULICA SEDE DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Caldara Diego
   
• IDRAULICA SEDE DI ARZIGNANO Responsabile di settore: De Marchi Stefano 
   
• SHOW ROOM DI ARZIGNANO Responsabile di settore: Martina Piovan 
   
• SHOW ROOM DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Ferrari Andrea
   

• SETTORE APPALTI E POSA IN OPERA Responsabile di settore: Girardi Sergio

  Il ruolo dei responsabili di settore è quello di coordinare i loro sottoposti (magazzinieri, autisti, venditori) di gestire le trattative commerciali di acquisto dai fornitori, di decidere quali articoli tenere a magazzino, di formulare preventivi per i clienti in collaborazione, di decidere i prezzi ed i margini di vendita ed eventuali promozioni.

  Le questioni commerciali ed eventuali problemi vengono riportati all’amministratore delegato.

I responsabili amministrativi delle divisioni 
 

• EDILIZIA SEDE DI ARZIGNANO Resp. amministrativo: Enea 
   
• EDILIZIA SEDE DI GAMBELLARA Resp. amministrativo: Peroni Monica
   
• IDRAULICA SEDE DI GAMBELLARA Resp. amministrativo: Sordato Irene
   
• SHOW ROOM DI ARZIGNANO Resp. amministrativo: Grolli Mariangela
   
• SHOW ROOM DI GAMBELLARA Responsabile di settore: Grolli Mariangela
   
• SHOW ROOM DI SOMMACAMPAGNA: Responsabile amministrativo: Grolli Mariangela
   
• SETTORE APPALTI E POSA IN OPERA Responsabile amministrativo: Grolli Mariangela

Categorie e sottocategorie di prodotto

Il metodi di classificazione utilizza un codice numerico per ogni categoria di prodotto e prevede diversi livelli di dettaglio.

Un primo livello “macro” suddivide in prodotti in queste categorie:

• 01  EDILIZIA,
• 02  PLASTICA
• 03  PAVIMENTI
• 04  FERRAMENTA
• 05  ARREDOBAGNO
• 06  CAMINI E STUFE
• 07  IDRAULICA
• 08  –
• 09  SERVIZI
• 10  LUCE
• 11  CARTONGESSO
• 12  ARREDAMENTO
• 13  CUCINE
• 14  ELETTRODOMESTICI
• 15  LAVORATI IN GRES

Macro-categorie e sottocategorie

All’interno delle singole macro-categorie si trovano ulteriori sottocategorie merceologiche. 
Per esempio all’interno della macro- categoria denominata 03: pavimenti e rivestimenti si trovino diverse tipologie di prodotti classificati in sottocategorie: marmo, betonelle in cemento, pavimenti in cotto, pavimenti in graniglie, pavimenti in grès, in pvc etc.

• 01  EDILIZIA
  • A ADESIVI LEGANTI STUCCHI 
  • C MANUFATTI IN CEMENTO 
  • D CHIUSURE 
  • E ARTICOLI PER GIARDINO ED OUTDOOR 
  • F FERRO 
  • G GHISA 
  • H CHIMICA PER EDILIZIA 
  • I ISOLANTI 
  • J CARTONGESSI E CAPPOTTI 
  • L LATERIZI 
  • M MALTE ED INTONACI 
  • N MATERIALI ZINCATI 
  • P ARTICOLI PER PIAZZALI E STRADE 
  • R RECINZIONI E TELI 
  • S SABBIA ED ALTRI INERTI 
  • T TETTO 
  • V VERNICI E COLORI 
  • W SICUREZZA SUL LAVORO 
• 02  PLASTICA
  • AN ANGOLARI E CORNICI 
  • C TUBO PASSACAVO 
  • CP CANALI IN PLASTICA 
  • D TUBO DRENAGGIO 
  • DOV ARTICOLI DI DOVARO 
  • G GRONDAIE IN PLASTICA 
  • IH FOSSE IMHOF 
  • PB PLASTICA BIANCA 
  • PR PLASTICA ROSSA 
  • TF TUBO FOGNA 
• 03  PAVIMENTI
  • 03.A Marmo e Ardesia 
  • 03.B Betonelle autobloccanti 
  • 03.C Cotto 
  • 03.D Graniglie 
  • 03.G Grès porcellanato e levigato 
  • 03.H PVC SPC e vinilici 
  • 03.J Soglie marmo 
  • 03.K Klinker 
  • 03.L Piastrelloni in cemento 
  • 03.M Piastrelle in ceramica per pavimenti e rivestimenti 
  • 03.N Parquet in legno
  • 03.P Porfido 
  • 03.Q Quarzite 
  • 03.R Rivestimenti in pietra 
  • 03.S Marmo Burattato 
  • 03.T Trani a scaglia per rivestimenti 
  • 03.U Moquettes 
  • 03.V Pietra di Prun o della Lessinia 
  • 03.W Carta da Parati 
  • 03.Z Sasso Croazia 
  •  
• 04  FERRAMENTA
• 05  ARREDOBAGNO
• 06  CAMINI E STUFE
• 07  IDRAULICA
• 08  –
• 09  SERVIZI
• 10  LUCE
• 11  CARTONGESSO
• 12  ARREDAMENTO
• 13  CUCINE
• 14  ELETTRODOMESTICI
• 15  LAVORATI IN GRES

Ulteriori sottocategorie

Anche all’interno del livello “sottocategorie” ci sono ulteriori livelli ed ulteriori sotto- sottocategorie.

Per esempio, la categoria 03-PAVIMENTI E RIVESTIMENTI contenga la sottocategoria 03-A-MARMO, ARDESIA che, a sua volta, contiene numerose sottocategorie che identificano gli specifici fornitori di marmo, pietra o ardesia da cui ci riforniamo.

 
Tracciamento del carico/scarico degli articoli 

Attrezzature informatiche

Questo grazie ad un gestionale ed alla dotazione, nei due magazzini di Costo di Arzignano e di Gambellara di un totale di 8 computers destinati a questa funzione dislocati nei due magazzini cui sono abbinati dispositivi di lettura di codici a barre oltre a 4 terminalini con software facilitato per il caricamento dei ddt-for o l'emissione di ddt-cli e per la redazione dell'inventario. 

Il software ci consente l'inserimento di n codici

Il software gestionale che ci consente di caricare e scaricare la merce a magazzino (oltre ad altre funzioni) utilizzando i lettori di codici a barre si chiama Target Cross. Questo software ci consente la creazione e l'inserimento di codici a barre interni nelle anagrafiche dei prodotti, sia di inserire altri codici a barre, come quelli del fornitore che vengono "legati" allo stesso articolo in modo che sia del tutto indifferente sparare sull'etichetta codice nostro o sull'etichetta codice fornitore. 

Etichette sui prodotti o su cartelli 

Per consentire l'utilizzo dei terminalini e dei lettori collegati ai PC tutti i prodotti sono etichettati. Se il fornitore ha già apposto un etichetta viene "collegato" il codice del fornitore al codice articolo, se, invece, il prodotto non dispone di codice a barre viene stampata ed apposta una etichetta interna prodotta dal gestionale. L'etichetta, quando il prodotto non consente l'apposizione diretta (materiale da cava, pietrame, manufatti in cemento grezzo) viene apposta sullo scaffale oppure su dei piedistalli porta cartelli posizionati di fronte al prodotto stesso. 

In questo modo si possono sia caricare che scaricare gli articoli “sparando” sull’etichetta posizionata sui portacartelli oppure sull'etichetta posizionata sul prodotto stesso. 

a) Codifica e carico a magazzino

In caso di spostamenti interni tutte le merci in entrata ed in uscita dai diversi magazzini vengono dapprima codificate (se non già codificate) e quindi vengono scaricate inserendo tramite lettore o tastiera i ddt fornitore ed inserendo il magazzino di arrivo del materiale (Costo di Arzignano/Gambellara/Sommacampagna) a seconda di dove siano arrivate. 
 

b) Ddt di trasferimento tra sedi

Nel caso di successiva movimentazione interna tra le due sedi vanno emessi dei documenti di trasporto con la causale “trasferimento dal magazzino arzignano al magazzino gambellara” e “trasferimento dal magazzino di gambellara al magazzino di arzignano”. Nel ddt vanno inserite le merci da trasferire. Questo ci permette di caricare il magazzino contabile di destinazione e scaricare il magazzino contabile di partenza in modo che le giacenze siano corrette in tutti i magazzini. 

(1) Differenti unità di misura sullo stesso articolo

Ci sono prodotti che vengono acquistati a peso e che vengono venduti a metro quadrato (per esempio i cubetti di porfido) altri che vengono acquistati a litri e venduti a confezioni (quindi con unità di misura “pz”). 
Altri ancora che vengono acquistati a confezioni e venduti a pezzo singolo (si pensi ai tasselli Fischer ad esempio). 
Queste problematiche vengono risolte utilizzando il campo "confezione" all'interno dell'anagrafica articolo che effettua una conversione delle unità di misura in acquisto ed in vendita. 

(2) Scarico di merci dal magazzino in caso di Appalto (cantiere)

Anche in caso di appalto è normale che i diversi componenti acquistati per il rifacimento di un bagno vengano fatturati con un unica riga, ad esempio scrivendo “esecuzione in appalto del rivestimento di un bagno...... pz. 1 ........€ xx”.
In questo caso vengono comunque emessi dei ddt di appalto con destinazione il cantiere per permettere lo scarico dei singoli articoli. 

(3) Scarico di articoli per uso interno come i DPI per i dipendenti 

I dispositivi di sicurezza per i dipendenti sono un esempio di utilizzo interno di articoli in vendita. Vediamo come viene gestita questa attività: 

• il dipendente fa presente al responsabile amministrativo la necessità (ex: nuove scarpe, nuovi guanti, abbigliamento etc) 
• il responsabile amministrativo consegna un buono di prelievo al dipendente
• il dipendente mostra il buono di prelievo al collega del reparto ferramenta il quale gli consegna l'articolo annotato
• Il reparto ferramenta emette un ddt intestato a Fratelli Pellizzari per l'articolo ritirato indicando anche il nome del dipendente in una riga descrittiva 
• In questo modo l'articolo viene correttamente scaricato dal magazzino senza che vi siano ammanchi (non è ammesso il prelievo senza buono o senza emissione del ddt!) 

Alcune premesse per facilitare la tenuta delle giacenze

Premessa (1): gli articoli obsoleti 

Abbiamo superato le 100.000 anagrafiche articoli inserite e di ogni singolo articolo è possibile consultare la movimentazione in acquisto ed in vendita. Il fatto di avere un numero molto alto di articoli complica la consultazione. 
Per semplificare la ricerca è importante che quando un articolo non viene più usato venga messo il flag su "obsoleto" in modo che non compaia nel motore di ricerca. 
 

Premessa (2): revisione periodica degli articoli 

Almeno due volte all'anno deve essere fatta una revisione degli articoli da parte del responsabile amministrativo di divisione che dovrà "mettere obsoleti" gli articoli che non ha più senso escano nella ricerca. 

Premessa (3): presenza di articoli nei diversi magazzini 

Al momento della ricerca è visibile la disponibilità dei quantitativi di prodotto nei due magazzini. Per ricercare gli articoli si utilizza il tasto "ricerca" (stock navigator) che mostra anche le giacenze presenti nei due magazzini: quello di Gambellara (deposito 001) e quello di Costo di Arzignano (deposito 002). La corretta gestione del magazzino ci consente di rispondere immediatamente alle richieste di disponibilità da parte dei clienti. 

A prescindere dal motivo di acquisto gli articoli che vengono rivenduti vanno codificati

Ci sono articoli che vengono acquistati per essere rivenduti possono essere: articoli costantemente riassortiti, quelli acquistati su ordine specifico, ricambi... 
A prescindere dalla tipologia di articolo tutti vanno codificati. 
Sono esclusi solamente quelli che vengono acquistati per NON essere rivenduti, per esempio: cancelleria per uso ufficio, mobili espositori, scaffalatura o attrezzatura ad uso interno. 

(1) Gli articoli che vengono tenuti a magazzino e riassortiti 

Una prima categoria di articoli è rappresentata dai prodotti destinati al riassortimento del magazzino. In questo caso l’ordine non nasce da una richiesta specifica, ma dalla necessità di mantenere una disponibilità costante dei materiali. Il riordino avviene tramite il metodo della scorta minima: per ogni articolo viene definita una soglia di sicurezza, calcolata in base ai consumi, ai tempi di consegna e all’importanza del prodotto. Quando la giacenza, monitorata tramite gestionale, scende sotto questo livello, si attiva il riordino. L’ordine viene quindi emesso tenendo conto del fabbisogno presunto (si considera l'andamento passato e si prevede quello futuro) e si considera anche il lotto minimo di acquisto e eventuali promozioni o condizioni. L'obiettivo, qui, è evitare sia rotture di stock sia eccessi di magazzino, garantendo una gestione più efficiente delle scorte.
Vengono gestiti in questo modo la gran maggioranza degli articoli dei settori idraulica ed edilizia. 
Tutti questi articoli vanno ovviamente codificati perchè avere il dettaglio delle movimentazioni (storico acquisti e vendite) è assolutamente necessario per gestirli a magazzino. 

(2) La codifica degli articoli acquistati su commessa, ordinati specificamente per un cliente (ex un rubinetto costoso)

A differenza degli articoli che vengono tenuti in giacenza e continuamente riassortiti, ci sono degli articoli che vengono acquistati specificamente per un cliente, su ordinazione. Per esempio una pompa di calore particolare ordinata da un'idraulico, oppure delle tegole di un colore particolare richieste da un'impresa edile o, altro esempio, un rubinetto placcato oro. Sono tutte cose che non avrebbe senso tenere in pronta consegna a magazzino perchè sono richieste molto specifiche. Vale per moltissime altre cose: un mobile su misura, un sanitario di un colore viola, una piastrella con un decoro amalfitano dipinto a mano. 
 

Anche in questo caso è indispensabile avere la codifica dell'articolo ma sorge una seconda necessità e cioè che l'articolo sia COLLEGATO al cliente che l'ha ordinato. 
In questo caso il responsabile amministrativo di settore che emette l'ordine al fornitore lo farà "evadendo" l'ordine del cliente in modo che si crei il collegamento suddetto. 
 

Ovviamente va prima codificato l’articolo che in questo modo potrà essere tracciato, quindi potranno essere visibili le movimentazioni di carichi e scarichi, si potrà capire quando è stato ordinato al fornitore, se è arrivato o meno, quando è stato consegnato etc. 
Per consentire tutti questi collegamenti il movimento di carico (DDT IN) sarà una "evasione di ordine fornitore" mentre il movimento di scarico (DDT OUT) sarà una "evasione di ordine cliente". 

Codificare questi articoli che vengono acquistati molto raramente, alcuni solamente una volta nella vita dell'azienda (e magari di piccolo o piccolissimo importo) può sembrare una perdita di tempo e può sembrare che sovraccarichi inutilmente il database. Invece va fatto perchè permette agli amministrativi di settore di tenere traccia delle vendite negli anni, per esempio per consentire al post vendita di gestire i ricambi. 
L'articolo può comunque essere messo come "inattivo" in modo da non comparire nel motore di ricerca e rimanere dormiente. E può essere ri-attivato in caso di necessità.

(3) Pezzi di ricambio (ex cartuccia di ricambio del rubinetto)

Vale quanto detto nel precedente paragrafo: si è deciso di codificare anche questi articoli, registrando comunque l'ordine cliente anche se si tratta di ricambio di piccolo valore (ad esempio la cartuccia di un miscelatore o la guarnizione di un box doccia) per tenere traccia dell'acquisto correlato al cliente in modo da potere, in futuro, trovare con facilità l'ordine e poterlo riordinare. 

(1) la codifica con codice fornitore incorporato: 

• Le prime due cifre del codice identificano il tipo di merce, ad esempio inizianoi con 03 tutti gli articoli del settore piastrelle. 
• Le successive due oppure tre lettere successive identificano il fornitore, ad esempio 07WA sta per IDRAULICA (07) e WAVIN (WA)
• Le ulteriori cifre rappresentano il codice che il fornitore applica a quell'articolo 
   

(2) la codifica per i pavimenti in codice "parlato"

• Le prime due cifre del codice identificano il tipo di merce, ad esempio inizianoi con 03 tutti gli articoli del settore pavimento. 
• La lettera successiva identifica un tipo di prodotto, per esempio 03G significa "pavimento in grès" oppure 03M significa "pavimento in monocottura"
• Le ulteriori tre cifre vanno a rappresentare il formato della piastrella, quindi 200 significa che la piastrella ha un lato di 20 centimetri 
• Dopo le tre cifre del formato una lettera Q sta a significare "quadrato". Quindi 03G200Q significa un pavimento in grès nel formato 20x20
• Le due cifre successive identificano il fornitore, quindi 03G200QCI significa che il fornitore di questa piastrella è CIPA GRES. 
• Infine le ultime due o tre cifre finali identificano il singolo prodotto della azienda. Ad esempio 03G200QCICEF significa che il grès della CIPA che stiamo codificando è il prodotto che ci chiama CEFALU' nel formato 20x20
   

(3) la codifica per i prodotti fungibili di edilizia / in codice "parlato"

• Le prime due cifre del codice identificano il tipo di merce, quindi 01 che è il settore EDILIZIA 
• La lettera successiva identifica la SOTTOCATEGORIA quindi ad esempio A sta per "adesivi, leganti e stucchi" . 
• Le due lettere successive identificano il prodotto per esempio CA sta per CALCE 
• infine le ultime due lettere stanno per il formato del sacco, quindi 25 sta per sacco da 25 kg. 
• il codice quindi sarà 01ACA25
• In questo caso non viene identificato il fornitore perchè si tratta di prodotti "fungibili" cioè non è importante che la calce oppure il cemento sia della ditta X oppure Y.  Questa codifica viene utilizzata quando fornitori di prodotti differenti vengono utilizzati indistintamente e venduti altrettano indistintamente. Vale per gli inerti, ad esempio, o per i materiali da cava, la pietra il porfido. 

Riassortimento di magazzino ->  ordine emesso direttamente 

Questa procedura viene utilizzata per il materiale che si decide di tenere a magazzino e che viene continuamente riordinato. In questo caso si stabilisce quale è la scorta minima al di sotto del quale il gestionale segnala la necessità di ordinare il "lotto minimo". Il responsabile amministrativo fa presente al responsabile di settore la necessità del riordine. Il responsabile di settore fa controllare la giacenza fisica e verificare se ci sono altri codici in fase di esaurimento in modo da creare un ordine più corposo su cui poter chiedere prezzi o pagamenti particolari. 

Su commessa -> ordine fornitore emesso evadendo l'ordine cliente 

In questo caso si tratta di ordinare uno specifico articolo su commessa e, come abbiamo detto, si deve creare un collegamento tra articolo e cliente.
Per questo si deve "evadere" l'ordine cliente, procedura che consiste nel trasferire le righe dall'ORDCLI ai diversi ORDFOR (un singolo ordine può contenere più articoli di diversi fornitori). 
I diversi ORDFOR generati conterranno in automatico il riferimento al cliente ed al numero di ordine e vanno inviati via mail al fornitore che, in risposta, ci invierà la conferma dì'ordine con la data di consegna. 
La data di consegna delle singole righe va inserita nelle righe degli ORDCLI

Mediante evasione dell'ordine 

In questo caso del carico dei DDT di acquisto si occupa direttamente l’amministrativo di settore (pavimenti, arredobagno, edilizia). 
La procedura è semplice: al momento dell’arrivo del DDT si seleziona il carico DDT RICEVUTI e quindi premendo il pulsante ORDINI si va a selezionare il fornitore e si consultano le righe degli ordini “aperti” selezionando quelle che corrispondono agli articoli arrivati a magazzino. All'interno del documento "l'ordine fatto al fornitore" si clicca il pulsante "evasione ordine" controllando che le quantità corrispondano a quelle ordinate. 
 

Acquisti in show room di pavimenti, sanitari ed arredo. 

Privati + Imprese -> Vendita in appalto 

La vendita con contratto di appalto si fa per i pavimenti e rivestimenti. 
Prevede anticipo, acconto e saldo: 

• Anticipo all'ordine 40%
• Acconto alla consegna o bonifico anticipato 50%
• Saldo a 30 giorni dalla fine dei lavori 10%

Imprese: in caso di appalto non sono assicurabili

Il credito non può essere assicurato in caso di appalto se non dividendo "sola vendita" e "posa" con due fatture distinte (in quel caso è assicurabile solo la fattura con la sola vendita). 

Privati: Acconto alla consegna? o bonifico anticipato?

In caso di appalto il cliente può decidere pagare l'acconto consegnando l'assegno o i contanti all'autista al momento dello scarico oppure di effettuare un bonifico anticipato - il giorno prima - ed inviarci la contabile. 
Attenzione, per godere delle detrazioni fiscali sulla ristrutturazione è necessario il bonifico, per cui se il cliente vuole ottenere le detrazioni dovrà pagare con bonifico. 

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Privati -> Sola vendita 

Il pagamento per il privato è: 

• Acconto all'ordine 40%
• Saldo alla consegna o bonifico anticipato 50%

Saldo alla consegna o bonifico anticipato?

La scelta è del cliente che può decidere di consegnare l'assegno o i contanti all'autista al momento dello scarico oppure di effettuare un bonifico anticipato - il giorno prima - ed inviarci la contabile. Attenzione, per godere delle detrazioni fiscali sulla ristrutturazione è necessario il bonifico, per cui se il cliente vuole ottenere le detrazioni dovrà pagare con bonifico. 

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Imprese -> Sola vendita 

Il pagamento per l'impresa assicurabile è: 

• Acconto all'ordine 20%
• Saldo mediante ricevuta bancaria a 60 gg df fm oppure mediante bonifico sempre a 60 gg df fm 

Assicurazione 

In caso di vendita ad una impresa viene chiesto a Coface l'assicurazione sul credito inserendo la partita Iva e chiedendo un affidamento minimo (8.000 euro) o maggiore se necessario. 
Una volta ottenuto l'affidamento si inserisce il fido in anagrafica e si segna nelle note del cliente. 
A questo punto il cliente risulta assicurato, ha un fido e può, quindi, pagare dilazionato. 

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Domanda: Perchè viene richiesto il pagamento della merce alla consegna oppure con bonifico anticipato? non posso pagare dopo? 

Risposta: chiediamo il pagamento al momento della consegna con assegno all'autista oppure (se il cliente preferisce) bonifico anticipato il giorno prima quando non siamo noi a fare l’installazione. Questo perchè sono stati molti i casi  in cui siamo stati chiamati a rispondere di danni che erano, in realtà, provocati da errori di installatori terzi. Questo ci ha costretti a darci questa regola: al momento della consegna richiediamo il pagamento della merce all'autista. In questo modo il cliente ha l'interesse di controllare l’integrità della merce (in particolare di articoli fragili come sanitari, specchi, marmi e mobili) prima che installatori terzi li installino. 

Rendere il saldo che attendiamo "proporzionale" al difetto segnalato 

Facciamo l'esempio di un cliente non ci paga circa 4.000 euro per tre vizi che denuncia: un rubinetto che perde (cartuccia da cambiare=50€), una tavoletta del wc che non si chiude bene (cerniera da cambiare=30€), idroscopino che non funziona bene (cartuccia). Quindi si trattiene 4.000 euro che è un valore di molto superiore al valore dei vizi denunciati.

Il calcolo del range del danno

Il responsabile amministrativo di settore (in questo caso arredobagno) deve per primissima cosa andare a calcolare l'entità del danno che il cliente sta subendo. 
Nello scenario migliore il danno è la sostituzione delle cartucce e della cerniera, circa 150 euro+iva.  
Nella peggiore delle ipotesi si valuta il costo totale degli oggetti fornitit, quindi nell'esempio il costo totale dei tre oggetti che il cliente dice essere difettosi è di 700€ +iva.
Abbiamo così stabilito il limite inferiore e superiore del range corrispondente al danno che il cliente sta subendo.

Non possiamo accettare proposte sproporzionate

Il cliente dell'esempio tiene in sospeso 4.000 euro e dice “prima sistemate e poi pago”. 
Questa cosa non può funzionare perché c’è una netta SPROPORZIONE tra il valore del pagamento sospeso ed il valore dei beni “difettosi” e non possiamo accettare questa proposta perchè, appunto, sproporzionata. 
Quello che possiamo fare è, invece, accettare che il cliente ci possa trattenere una cifra PROPORZIONALE a quelle che non funzionano, quindi una cifra compresa nel range tra i 150€ ed i 700€. 
Una volta che il cliente ha effettuato il pagamento parziale potremo sistemare i difetti che il cliente lamenta. 

Mi spiego forse meglio con una iperbole: non ti pago la BMW da 100.000 euro (e nel frattempo la uso quotidianamente) perché c’è il tergicristallo che secondo me non pulisce bene il vetro. L'esempio è esagerato ma serve per comprendere che cosa intendiamo con "mancata proporzionalità" tra il danno ed il pagamento sospeso. 

Distinzione tra società di capitali e società di persone 

Quando si concede un fido va capito se l'azienda è una società di capitali (SRL e SPA) oppure SNC. 

• SRL e SPA: sono aziende che rispondono dei loro debiti solamente con il capitale netto che i soci hanno investito nell'azienda. Quindi sono molto più rischiose. 
• SNC: sono aziende che rispondono dei loro debiti SIA con il capitale investito nell'azienda ma ANCHE con le proprietà personali dei soci, come ad esempio: casa, auto, soldi nel proprio conto corrente. 

Quindi è chiaro che una SRL va gestita con più accortezza ed attenzione rispetto ad una società di persone in cui i soci possono essere chiamati a pagare i loro debiti con le loro sostanze personali. 

Se la SNC non è assicurabile? 

Se la società di persone non è assicurabile (teniamo presente che non sono soggette ad obbligo di deposito del bilancio) chiediamo l'affidamento minimo, quindi 8.000€, ed eventualmente possiamo concedere un fido supplementare di altri 8.000€ sulla base del fatto che i soci rispondono personalmente dei loro debiti. 

Se l'autorizzazione nega il fido al cliente, cosa devo dirgli? 

Di solito l'assicurazione ci comunica il motivo del mancato affidamento che può essere "azienda appena nata" "mancato deposito bilancio" "non ha pagato altri". 
Bisogna con delicatezza spiegare al cliente la cosa, chiarendo che lo facciamo anche per il suo bene. 

Ad esempio: 
"La nostra assicurazione sul credito ci comunica che c’è un problema sulla tua partita iva, sembra che qualcuno ti abbia segnalato per un mancato pagamento. Te lo diciamo perché è una cosa che potrebbe portarti a problemi anche con altri perché la nostra assicurazione la usano anche banche ed enti pubblici come Enel o Telecom e se c’è una segnalazione di questo tipo andrebbe risolta. Magari non è colpa tua e magari qualcuno ti ha segnalato ingiustamente se vuoi possiamo metterti in contatto con l’assicurazione in modo che tu possa spiegare loro la cosa e risolvere." 

Consorzio 3VEN 

La Fratelli Pellizzari è stata socia fondatrice del consorzio Intesa che è confluito all'interno del Consorzio Triveneto che, recentemente, è stato ridenominato 3VEN. 
Compiti fondamentali del consorzio sono

• Stipulare contratti con i Fornitori concordando premi al gruppo e premi al singolo 
• Organizzare un meeting annuale con soci, fornitori e clienti in una località turistica per rafforzare il legame commerciale. 

Il consorzio, nei primi mesi dell'anno, ci trasmette un prospetto in cui elenca i premi che ci verranno liquidati dai fornitori (premi diretti) e quelli che ci vengono erogati, invece, dal consorzio stesso (premi indiretti ripartiti). Oltre a questi premi "gestiti" dal consorzio ci sono anche i premi che arrivano da fornitori idraulica "fuori consorzio". 

Tutti questi premi vanno gestiti con un file excel, come di seguito spiegato

Ed i premi non gestiti dal consorzio?

Alcuni fornitori sono gestiti "fuori consorzio", per cui le condizioni di acquisto vengono concordate direttamente da Diego. In questo caso Diego dovrà darci anche il premio pattuito in modo che possa essere inserito nel file excel "premi idraulica"
 

Chi controlla che i "premi idraulica" arrivino? 

Il responsabile amministrativo controlla che i premi diretti ed indiretti vengano incassati. 

Come si controlla che i premi arrivino? 

Il responsabile amministrativo tiene un file excel con le seguenti informazioni: 

• lista dei fornitori idraulica nelle righe
• in ogni riga, per ogni fornitore, percentuali previste ai vari livelli di fatturato
• al termine dell'anno si inseriscono i fatturati realizzati (in verde) e quindi si calcola rispetto alla percentuale 
• il premio dovuto (in verde) che si inserisce sempre nella riga
• una volta che il premio è incassato si scrive "incassato" nella riga del fornitore

Consorzio Mecstore 

La Fratelli Pellizzari è socia da diversi anni di Mecstore 
Compiti fondamentali del consorzio sono

• Stipulare contratti con i Fornitori concordando premi al gruppo e premi al singolo 
• Gestire un magazzino logistico con consegne settimanali ai soci a San Vito al Tagliamento. 

Il consorzio, solitamente verso marzo, ci trasmette un prospetto in cui elenca i premi che ci verranno liquidati dai fornitori (premi diretti) e quelli che ci vengono erogati, invece, dal consorzio stesso (premi indiretti ripartiti). Oltre a questi premi "gestiti" dal consorzio ci sono anche i premi che arrivano da fornitori edilizia "fuori consorzio" che devono essere richiesti dal responsabile del settore edilizia. 

Tutti questi premi vanno gestiti con un file excel, come di seguito spiegato

Premi extra consorzio

Alcuni fornitori sono gestiti "fuori consorzio", per cui le condizioni di acquisto vengono concordate direttamente da Gabriele. In questo caso Gabriele dovrà darci anche il premio pattuito in modo che possa essere inserito nel file excel "premi edilizia"
 

Chi controlla che i premi arrivino? 

Il responsabile amministrativo controlla che i premi concordati direttamente e quelli che derivano dal gruppo vengano incassati

Come si controlla che i premi arrivino? 

Il responsabile amministrativo tiene un file excel con le seguenti informazioni: 

• lista dei fornitori edilizia nelle righe
• in ogni riga, per ogni fornitore, percentuali previste ai vari livelli di fatturato
• al termine dell'anno si inseriscono i fatturati realizzati (in verde) e quindi si calcola rispetto alla percentuale 
• il premio dovuto (in verde) che si inserisce sempre nella riga
• una volta che il premio è incassato si scrive "incassato" nella riga del fornitore